Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio web, del correo electrónico, de WhatsApp y de la prestación de nuestros servicios es:

Razón social

Effective Financial Advice S.A.S.

Sigla

EFFA S.A.S.

NIT

901.046.479-0

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Correo

contacto@effaconsulting.com

Teléfono

+57 320 341 5903

Sitio web

www.effaconsulting.com

Esta política aplica también a SAO, la línea de inteligencia artificial de EFFA, en sus líneas Academy, Enterprise y Financial.

2. Marco legal y definiciones

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Para efectos de esta política:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, EFFA.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable, por ejemplo un proveedor tecnológico.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Datos que tratamos

Prospectos y contactos

Nombre, empresa, cargo, correo electrónico, número de teléfono, rango aproximado de facturación de la empresa y la descripción de lo que necesita, cuando usted nos los entrega por el asistente de este sitio, por WhatsApp, por correo o en una reunión.

Clientes

Datos de los representantes y del equipo de contacto del cliente, y la información de la empresa que sea necesaria para prestar el servicio contratado: estados financieros, información contable y tributaria, información bancaria y de cartera, registros operativos y, cuando el servicio lo requiere, datos de clientes, proveedores o empleados del cliente. Frente a estos últimos, EFFA actúa como encargado y los trata solo según las instrucciones del cliente, que es el responsable de haber obtenido su autorización.

Participantes de SAO Academy

Datos de contacto y, cuando se configura un agente personal, la información a la que el participante decida darle acceso, como su correo o su agenda.

Proveedores y aliados

Datos de contacto, tributarios y bancarios necesarios para la relación comercial y los pagos.

4. Finalidades

• Responder solicitudes, agendar reuniones y preparar propuestas de servicio.
• Prestar los servicios de consultoría financiera, contable, tributaria y de inteligencia artificial contratados, y darles soporte y seguimiento.
• Gestionar la relación contractual: facturación, cobro, pagos y obligaciones contables y tributarias.
• Enviar información sobre servicios de EFFA a clientes y contactos que lo hayan autorizado. Usted puede pedir en cualquier momento que dejemos de hacerlo.
• Presentarle soluciones de aliados que puedan convenirle y, solo con su autorización previa, compartir con ellos la información necesaria para evaluarlas e implementarlas.
• Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones legales.

EFFA no vende ni alquila datos personales, y solo los comparte con un aliado cuando usted lo autoriza previamente. La información de nuestros clientes no se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Autorización

EFFA solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada. Esa autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que fue otorgada, como el envío voluntario de sus datos por WhatsApp o correo después de haber sido informado de esta política a través del asistente de contacto del sitio. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

6. Datos sensibles y de menores

EFFA no solicita datos sensibles a través de este sitio. Si un servicio llegara a requerirlos, se le informará de forma explícita, usted no estará obligado a entregarlos y su tratamiento requerirá autorización expresa. EFFA no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.

7. Transmisión y transferencia de datos

Para operar, EFFA utiliza proveedores tecnológicos que pueden actuar como encargados del tratamiento, entre ellos servicios de correo y ofimática en la nube, mensajería, alojamiento web y servicios de inteligencia artificial. Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, por lo que puede haber transmisión internacional de datos. En esos casos, EFFA comparte solo la información necesaria para el servicio, selecciona proveedores con estándares adecuados de protección y configuraciones en las que la información del cliente no se usa para entrenar sus modelos, y exige el cumplimiento de esta política.

Cuando EFFA le presenta una solución de un aliado, por ejemplo de renting o de facturación y recaudo, solo le comparte sus datos con su autorización previa y limitados a lo necesario para evaluarla e implementarla. El aliado los trata bajo su propia política como responsable.

EFFA solo transfiere datos personales a terceros cuando usted lo autoriza, cuando es necesario para ejecutar un contrato en el que usted es parte, o cuando lo ordena una autoridad competente.

8. Derechos del titular

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EFFA.

9. Consultas y reclamos

Las solicitudes se atienden a través del correo contacto@effaconsulting.com, a cargo del área de dirección financiera de EFFA. Indique su nombre, su número de identificación, la descripción de su solicitud y un dato de contacto para responderle.

Consultas

Se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o para advertir un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo. Si está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes que lo complete; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió. El reclamo completo se responde en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, previo aviso del motivo.

10. Seguridad y confidencialidad

EFFA aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido a quienes trabajan en cada proyecto, autenticación en las cuentas de trabajo, y credenciales que nunca se exponen en archivos ni repositorios públicos. Los socios y colaboradores de EFFA están obligados a guardar reserva sobre la información de los clientes, y los proyectos se ejecutan bajo acuerdos de confidencialidad cuando el cliente lo requiere.

11. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales aplicables. Los datos de contactos que no se conviertan en clientes se conservan mientras exista interés comercial mutuo y se suprimen cuando el titular lo solicita.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Las bases de datos de EFFA estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su objeto social. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma página y, cuando corresponda, se informará a los titulares antes de su aplicación.